Referat PU-møde den 4. oktober 2022 kl. 10:00 til 12:00
Deltagere: Bjørn Erik Skjelsager, Jens Elkjær Petersen, Kirsten Andersen Vej Petersen, Lis Levring, Bente Moris, Nadia Sandberg, Mark Jensen
Afbud: Henning Lynge Nielsen
1 - Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt.
2 - Ligning 2023
Ligning - budget 2023
Der er ved en fejl i Herfølges driftsramme i budget 2023 blevet givet 100.000 kr for lidt.
Fejlen er blevet rettet og Herfølge får 100.000 kr. mere til drift end først besluttet. Herfølge får derved i alt 8.197.912 kr. i driftsramme for budget 2023.
3 - Budgetprocedure
PU ønsker at ændre budgetproceduren, forskellige muligheder blev diskuteret. Systemet provstiskyen blev forelagt.
Det blev besluttet at abonnerer på provstiskyen. Det blev besluttet at PU laver en 4 års plan for møder med de enkelte menighedsråd, hvor der tales om menighedsrådenes fremtidsplaner og deres akutelle situation.
4 - FGO udvalg - pulje
Foreslås at der nedsættes et udvalg (eventuelt det grønne udvalg plus yderligere medlemmer), der udarbejder et forslag til anvendelse af FGO puljen.
Rammerne for FGO puljen blev diskuteret. PU medlemmerne: Lis Levring, Mark Jensen og Nadia Sandberg udarbejder et forslag til rammerne for FGO puljen.
5 - BDO - Protokollat samt påtegning – Regnskab 2021
BDO har fremsendt protokollat samt påtegning vedrørende regnskab 2021
Provstiudvalgets redegørelse vedrørende revisors bemærkninger til regnskab 2021:
1. Revisors bemærkning: Der er bogført på egenkapitalen i løbet af året, hvilket ikke må forekomme. Vi skal henstille til, at disse bevægelser bogføres korrekt.
Provstiudvalgets bemærkninger hertil: Tages til efterretning.
2. Revisors bemærkning: Vi har beregnet, at 5% reserven overstiger det tilladte, vi henstiller, at der iværksættes tiltag til at sikre, at reglerne overholdes.
Provstiudvalgets bemærkninger hertil: PU arbejder på at nedbringe beløbet for 5% reserven.
3. Der er konstateret en difference mellem bankkonti for ikke-forbrugte 5% midler (aktiv-siden) og mellemregning for 5% midler (passiv-siden). Vi henstiller til, at differencen udredes og korrigeres.
Provstiudvalgets bemærkninger hertil: Differencen skyldes en bogføringsfejl, hvor der var bogført på en forkert konto. Fejlen er fundet og der er lavet en ompostering således differencen nu er udlignet.
4. Revisors bemærkning: Provstiudvalget har ikke taget stilling til beløbsgrænser for indhentning af flere tilbud, jf. bilag 8 i regnskabsinstruks. Det anbefales, at der tages stilling hertil.
Provstiudvalgets bemærkninger: Drøftet, PU finder ikke anledning til at ændre på praksis.
Protokollat blev herefter underskrevet af samtlige tilstedeværende PU medlemmer.
6 - Boholte - Ansøgning inkl. bilag – renovering Engblommevej 7
Boholte MR fremsender ansøgning om igangsættelse af renovering af præsteboligen beliggende: Engblommevej 7. Derudover søger Boholte MR om lån af 5% midler til finansieringen af renoveringen.
PU godkender ansøgningen om renovering. PU har besluttet at renoveringen finansieres af provstiudvalgskassens 5% midler undtagen anskaffelse af varmepumpen.
PU anbefaler menighedsrådet at søge den nye FGO pulje til finansiering af varmepumpen efter nytår. FGO puljen modtager ansøgninger i 2023. PU godkender igangsætning af projektet.
7 - Synsrapport - Ølsemagle
Synsrapporten forelagt.
PU anbefaler menighedsrådet at fremskynde isoleringen af rørene i teknikrummet.
8 - Ølsemagle - Ansøgning om engangsvederlag til kasseren
PU godkender ikke ansøgningen.
9 - Klimascreenings rapport
Poul Klenz Larsen fremsender klimascreenings rapport.
Klimascreeningen forelagt. Klimascreeningens rapporten sendes til menighedsrådene.
PU besluttede at der skal anskaffes de anbefalede 4 affugtere til følgende kirker: Gørslev, Lellinge, Vollerslev og Sædder. Anskaffelse af de 4 affugterne finansieres af provstiet.
10 - Orientering ved Provsten
Provsten orienterede.
11 - Eventuelt
12 - Godkendelse af referat
Referatet godkendt.
